Crear un recepcionista virtual con IA para una clínica médica puede ahorrar tiempo, mejorar la atención al paciente y automatizar la gestión de citas. En este artículo, te explico cómo configurar un asistente de voz con RetellAI para la Clínica Planas, capaz de responder llamadas, agendar citas y proporcionar información sobre los servicios.
Este tipo de agentes no solo mejoran la eficiencia del negocio, sino que también ofrecen una experiencia más fluida para los pacientes.
📌 ¿Cómo funciona un recepcionista virtual con IA?
| Función | Descripción |
|---|---|
| 📞 Atender llamadas | Responde de forma natural a los pacientes. |
| 📅 Agendar citas | Consulta disponibilidad y programa consultas médicas. |
| ❌ Cancelar o modificar citas | Permite cambios sin intervención humana. |
| ℹ️ Responder dudas sobre tratamientos | Explica servicios, horarios y precios. |
| 📨 Tomar mensajes | Registra recados y los envía al personal adecuado. |
🚀 Configurando el agente virtual en RetellAI
El proceso de creación del asistente consta de tres pasos principales:
✅ Definir el objetivo del agente.
✅ Crear un prompt efectivo.
✅ Configurar funciones y conectarlo con el calendario.
🎯 1. Definir el objetivo del asistente
El agente debe ser capaz de:
✔️ Atender llamadas y clasificar la consulta del paciente.
✔️ Agendar o cancelar citas en el calendario de la clínica.
✔️ Responder preguntas sobre tratamientos, horarios y ubicación.
✔️ Tomar mensajes y enviarlos al equipo médico.
📝 2. Escribir un prompt efectivo
El prompt es el guion que define el comportamiento del asistente.
📌 Ejemplo de prompt para el recepcionista virtual:
markdownCopiarEditar## Identidad
Eres Sofía, la recepcionista virtual de la Clínica Planas. Tu tarea es atender llamadas, responder preguntas sobre los servicios y ayudar a los pacientes a agendar citas médicas.
## Estilo
- Usa un tono profesional y amable.
- Habla de manera clara y pausada.
- Muestra empatía y da respuestas concisas.
## Instrucciones generales
1️⃣ **Si el usuario solicita una cita**, verifica disponibilidad y agenda.
2️⃣ **Si tiene una duda sobre tratamientos**, consulta la base de conocimientos y responde.
3️⃣ **Si quiere dejar un mensaje**, solicita su nombre, teléfono y el destinatario del mensaje.
## Ejemplo de conversación
👩⚕️ **Paciente:** "Hola, quiero una cita para una limpieza dental."
🤖 **Sofía:** "¡Por supuesto! ¿Qué día y hora te vendría bien?"
👩⚕️ **Paciente:** "El viernes por la mañana."
🤖 **Sofía:** "Déjame comprobar la disponibilidad. Un momento…"
🤖 **Sofía:** "Tenemos cita disponible el viernes a las 10:30 o a las 12:00. ¿Cuál prefieres?"
👩⚕️ **Paciente:** "A las 10:30 está bien."
🤖 **Sofía:** "Perfecto. He reservado tu cita para el viernes a las 10:30. Te enviaré un recordatorio por email. ¡Nos vemos pronto!"
Este prompt garantiza que la IA interactúe de manera natural y eficiente.
📅 3. Conectar el asistente con el calendario
Para que el recepcionista pueda ver disponibilidad y agendar citas automáticamente, es necesario integrarlo con Cal.com.
Pasos para configurar la integración con el calendario:
1️⃣ Crear una cuenta en Cal.com y obtener la API Key.
2️⃣ Definir los eventos y la duración de las citas (ej. «Consulta médica – 30 min»).
3️⃣ Conectar RetellAI con Cal.com usando la API.
4️⃣ Configurar una función en RetellAI para consultar y reservar citas.
📌 Ejemplo de configuración en JSON para la función de reservas:
jsonCopiarEditar{
"type": "object",
"properties": {
"date": { "type": "string", "description": "Día de la cita" },
"time": { "type": "string", "description": "Hora de la cita" },
"patient_name": { "type": "string", "description": "Nombre del paciente" },
"email": { "type": "string", "description": "Correo para confirmar la cita" }
}
}
📋 Automatizar llamadas y tomar mensajes
El agente también puede tomar mensajes y enviarlos al equipo médico.
📌 Ejemplo de mensaje registrado:
🔹 Paciente: «Dile al Dr. Pérez que llegaré 10 minutos tarde.»
🔹 IA: «Por supuesto. ¿Me puedes dar tu nombre y teléfono para que el doctor te contacte si es necesario?»
🔹 Paciente: «Soy Ana López, mi número es 666-123-456.»
🔹 IA: «Mensaje enviado al Dr. Pérez. ¡Gracias, Ana!»
📌 Cómo funciona el registro de mensajes en RetellAI:
✅ La IA recopila el mensaje, el nombre y el teléfono del paciente.
✅ Un webhook en Make.com envía esta información a una hoja de cálculo.
✅ Automáticamente se envía un email al médico con el mensaje.
📊 Analizar los resultados y mejorar el asistente
Después de implementar el agente, es clave revisar su rendimiento para optimizarlo.
🔎 Métricas a analizar en RetellAI:
✔️ Cantidad de llamadas respondidas.
✔️ Número de citas agendadas o canceladas.
✔️ Preguntas más frecuentes.
✔️ Mensajes registrados y enviados al equipo.
Si notamos que los pacientes cuelgan demasiado rápido, podemos ajustar el prompt para hacer la introducción más amigable.
Crear un recepcionista virtual con IA para una clínica es más fácil de lo que parece.
Con RetellAI, hemos configurado un asistente que atiende llamadas, gestiona citas y responde dudas de manera automática. Además, podemos analizar las interacciones y seguir mejorando el servicio.
📌 Si necesitas ayuda para configurar tu recepcionista virtual, dime qué funciones te gustaría incluir y te ayudo a optimizarlo. 🚀
