Si ya tienes un agente de voz con IA y quieres que gestione citas de forma autónoma, este post te interesa. Voy a contarte cómo hacer que tu agente pueda reservar, cancelar o consultar citas sin intervención humana, usando Retell AI y Make (aunque también se puede adaptar a otras plataformas como VAPI o Bapi).
Para hacerlo más claro, aquí tienes una comparativa visual entre los distintos métodos:
| Función | Método tradicional 🏢 | Con IA y Make 🤖 |
|---|---|---|
| Reservar cita | El cliente llama, un recepcionista busca disponibilidad, confirma la cita y la agenda. | La IA recoge los datos, consulta disponibilidad en el calendario y agenda la cita en segundos. |
| Consultar cita | El cliente llama y el recepcionista busca en la base de datos. | La IA recupera la cita por nombre, teléfono o fecha en tiempo real. |
| Cancelar cita | El cliente llama, el recepcionista localiza la cita y la elimina. | La IA identifica al usuario, encuentra la cita y la cancela automáticamente. |
| Modificar cita | Hay que buscar disponibilidad manualmente y ofrecer opciones. | La IA busca huecos disponibles y propone alternativas. |
| Carga de trabajo | Alto. Se necesita personal atendiendo llamadas todo el día. | Bajo. La IA automatiza casi todo el proceso. |
| Tiempo de respuesta | Minutos, dependiendo de la carga de trabajo. | Segundos, sin esperas. |
Cómo funciona el agente de IA para citas
La clave para que esto funcione sin problemas es que la IA capture bien las variables necesarias y las pase a Make para gestionarlas.
Estos son los pasos clave que sigue el sistema:
1️⃣ El agente identifica la intención del usuario (¿quiere reservar, cancelar o consultar una cita?).
2️⃣ Recoge los datos: nombre, teléfono, fecha y hora.
3️⃣ Si es una reserva, busca disponibilidad y propone opciones.
4️⃣ Si es una consulta o cancelación, encuentra la cita y la gestiona.
5️⃣ Confirma la acción al usuario y actualiza la base de datos.
Todo esto se hace en una única conversación fluida y natural, sin que el cliente tenga que repetir información o esperar a que un humano lo atienda.
Configuración del agente en Retell AI
Para que funcione bien, hay que definir una estructura clara en Retell AI.
🔹 Definir el rol
Le decimos a la IA que es un recepcionista virtual, con un tono amable y profesional.
🔹 Captura de variables
Indicamos que debe preguntar de forma natural y recoger las variables necesarias:
- Nombre y apellido
- Teléfono
- Día y hora de la cita
- Motivo de la llamada (cancelación, reserva, consulta, etc.)
🔹 Estructurar el flujo de conversación
Se configura para que fluya como una conversación real, sin hacer preguntas seguidas sin contexto.
🔹 Integración con Make
Cuando la IA tiene toda la información, la envía a Make, que se encarga de interactuar con Google Calendar o el CRM del negocio.
Automatización en Make: El cerebro del sistema
En Make, configuramos tres flujos principales:
1️⃣ Reserva de citas
- La IA recoge los datos del usuario y los envía a Make.
- Make consulta Google Calendar para ver la disponibilidad.
- Si hay huecos, se generan tres opciones y se le ofrecen al usuario.
- Una vez confirmada la hora, se agenda automáticamente en el calendario.
2️⃣ Cancelación de citas
- La IA identifica la cita buscando por nombre y apellido en el calendario.
- Si la encuentra, la elimina y confirma la cancelación al usuario.
- Si no la encuentra, pide al usuario que revise los datos y lo intenta de nuevo.
3️⃣ Consulta de citas
- El usuario pregunta por su cita.
- La IA busca por nombre o teléfono en Google Calendar.
- Si la encuentra, le informa al usuario de la fecha y hora.
- Si no, ofrece la opción de agendar una nueva.
Gracias a este sistema, se evita perder citas por olvidos y se ahorra muchísimo tiempo en la gestión manual de reservas.
Ejemplo de conversación con la IA
Para que te hagas una idea de cómo suena en la práctica, aquí tienes un ejemplo real de interacción:
📞 Usuario: Hola, quería reservar una cita para mañana a las 10.
🤖 IA: Perfecto, ¿puedes confirmarme tu nombre y teléfono?
📞 Usuario: Sí, soy Sonia Ortiz, 666-123-456.
🤖 IA: Gracias, Sonia. Déjame comprobar la disponibilidad… Tenemos hueco a las 9:30, 10:00 y 10:30. ¿Cuál prefieres?
📞 Usuario: A las 10, por favor.
🤖 IA: Listo, tu cita está confirmada para mañana a las 10:00. Si lo deseas, puedo enviarte un WhatsApp con los detalles.
📞 Usuario: Sí, por favor.
🤖 IA: Genial, te lo envío ahora mismo. ¡Nos vemos mañana!
Este proceso dura menos de un minuto y se hace de forma totalmente automatizada.
¿Qué ventajas tiene este sistema?
✅ Ahorro de tiempo: Sin esperas ni llamadas interminables.
✅ Disponibilidad 24/7: La IA atiende fuera del horario comercial.
✅ Menos cancelaciones: Al poder consultar y modificar citas fácilmente.
✅ Mayor eficiencia: Reduce la carga de trabajo del personal.
✅ Mejor experiencia para el cliente: Respuestas rápidas y sin errores.
Si tienes un negocio donde las citas son clave (clínicas, peluquerías, restaurantes, etc.), esto te puede ahorrar horas de trabajo cada semana.
Conectar un agente de IA con un sistema de reservas automatizado cambia completamente la gestión de citas.
🔹 Si solo necesitas un sistema básico, Retell AI con cal.com puede ser suficiente.
🔹 Si buscas algo más avanzado y flexible, la combinación de Retell AI + Make + Google Calendar es la mejor opción.
Después de probarlo, te aseguro que una vez que lo implementas, ya no hay vuelta atrás. ¡Todo se vuelve más fácil y rápido! 🚀
